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【明日からできる】定時上がりを目指すために必要な業務効率化5選!

こんばんわ。みやみや(@miyamiya11251)です。

 

 

今日は、「明日からできる】定時上がりを目指すために必要な業務効率化5選!」というテーマで話を進めていきたいと思います。

 

 

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・毎日残業が続いているため、定時で上がれるように業務を効率化したいな

 

 

こんな悩みに答えていきます。

 

 

定時上がりを目指すために必要な業務効率化5選

 

 

社員ひとりひとりが明日から行えるように、業務効率化の具体例を下記にまとめます。

 

 

・優先順位を考えて、優先度の高いものから作業をする

・同じ作業は自動化する

・考える時間を決める

・通勤中に今日やる作業を確認する

・テンプレートを使う

 

 

順番に見ていきましょう。

 

・優先順位を考えて、優先度の高いものから作業をする

 

 

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仕事をする中で、複数のことを並行して行う場合があります。

そういう場合は、優先順位をつけ優先度の高い作業からとりかかりましょう。

 

例:期限が近いもの、お客様に確認が必要なもの、他の人に渡す作業

 

なぜなら、優先順位が高い作業を後回しにしてしまうと突発的な作業が入った場合、大幅なスケジュール遅延が発生するからです。

 

先に、優先順位が高い作業を終わらせることによって、突発的な作業が入った場合に対応しやすくなります。

 

 

・同じ作業は自動化する

 

 

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日々仕事をしていく中で、同じ作業の繰り返しをしている場合があります。

そういう場合は、作業の自動化をすることで早く業務を終わらせることが出来ます。

 

例えば以下です。

 

・エクセルの関数を使う

・パソコン立ち上げと同時に起動するようにスタートアップに保存する

サクラエディタのマクロを使う

 

自動化をすることは、作業を早く終わらせるだけではなく単純なミスも防ぐことが出来ます。

 

人間ではなくシステムでやっているので、ミスをなくせるわけです。

 

 

・考える時間を決める

 

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仕事中、考えてもわからない場合は、すぐに人に相談してみましょう。

 

調べる力を身に付けるのも必要ですが、最悪の場合以下のようになってしまうケースがあります。

 

・わからないことをネットで調べる→気付けば違うことをネットで調べている

 

このようになる原因は、考える時間を決めてことにあります。

考える時間を決めれば、「時間内に考えなければならない」という意識が生まれますね。

 

考える時間を例えば5分など時間設定をして、時間経過したら人に相談したりしましょう。

 

 

・通勤中に今日やる作業を確認する

 

 

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通勤中に今日やることをリスト化すると、出勤してすぐに作業にとりかかることができます。

 

リスト化する際は以下のように具体的に掘り下げていきましょう

 

・今日の作業内容

→どのような内容なのか、その内容はひとりで完結するのか

・作業量

→どのくらいの量なのか、ひとりでできるのか、作業をふるとしたらメンバーは誰にするか

・作業の優先順位

→どの作業を優先して行うか、その作業はひとりでできるのか

 

 

上記のように掘り下げて作業にとりかかると、効率性がぐんとあがります。

 

逆に、今日やることをリスト化せずに作業にとりかかってしまうと、どれから手を付けていいかわからなくなります。

 

さらに、作業の抜け漏れも発生してしまい、手戻りが発生してしまう場合もあります。

 

なので、通勤中など作業にとりかかる前に内容を確認し、正確かつ効率的に業務をこなしていきましょう。

 

 

・テンプレートを使う

 

 

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テンプレートを使うことにより業務の効率化をアップさせることができます

 

例えばメールの文章を作成する際、下記のような文章を毎回書く必要がなくなります。

 

〇〇様

お疲れさまです。みやみやです。

 

——–本文———–

 

以上です

 

一方、テンプレートを使用せずに毎回同じ文章を打っていると、思わぬ間違いを発生させてしまう恐れがあります。

 

つまり、テンプレートを使用することで記載ミスを防いだりや作業スピードをあげたりすることができるのです。

 

まとめ

定時上がりを目指すために必要な業務効率化5選は以下です。

 

・優先順位を考えて、優先度の高いものから作業をする

・同じ作業は自動化する

・考える時間を決める

・通勤中に今日やる作業を確認する

・テンプレートを使う

 

About me

福岡生まれ→関東在住→IT業界で働いています。 人生をよりよくするために、ブログ・FX・プログラミングを頑張っています。お気軽にご連絡ください。

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